قیف فروش چیست و چطور معامله‌ها را مرحله‌به‌مرحله مدیریت کنیم

یک سرنخ از فرم سایت می‌آید، شما با او تماس می‌گیرید، قرار می‌شود پیشنهاد بفرستید و بعد سرتان شلوغ می‌شود. سه روز بعد یادتان می‌افتد که اصلا آن پیشنهاد ارسال نشد. این صحنه برای خیلی از تیم‌های کوچک تکرار می‌شود و معمولا چند تا معامله خوب همین‌جوری می‌سوزد. قیف فروش دقیقا برای این ساخته شده که جلوی همین فراموشی را بگیرد. بیایید ببینیم قیف فروش چیست، مرحله‌هایش کدام‌اند و چطور با یک دید ساده می‌توانید کنترلش را به دست بگیرید.

قیف فروش یا پایپلاین یعنی چه

قیف فروش (که خیلی‌ها به آن پایپلاین هم می‌گویند) یعنی مسیری که یک نفر از لحظه‌ای که اولین بار به شما علاقه نشان می‌دهد تا لحظه‌ای که خرید می‌کند، طی می‌کند. اسمش را گذاشته‌اند قیف چون بالای این مسیر آدم‌های زیادی وارد می‌شوند ولی هرچه پایین‌تر می‌رویم، تعداد کمتر می‌شود. خیلی‌ها در همان تماس اول می‌گویند فعلا نه، بعضی‌ها در مرحله پیشنهاد جا می‌مانند و فقط بخشی از آن‌ها به مشتری واقعی تبدیل می‌شوند.

تفاوت اصلی بین تیمی که قیف دارد و تیمی که ندارد، در «دیدن» است. تیم بدون قیف فقط یک مشت اسم و شماره در دفتر و واتساپ و ذهنش دارد. تیمی که قیف منظم دارد، می‌داند هر معامله دقیقا کجای مسیر ایستاده و قدم بعدی‌اش چیست. همین یک تفاوت ساده، نرخ بستن معامله را بالا می‌برد.

برای یک تیم ۱ تا ۱۰ نفره، قیف فروش لازم نیست پیچیده باشد. شما به یک نمودار سنگین یا نرم‌افزار شرکتی احتیاج ندارید. فقط کافی است مرحله‌ها روشن باشد و هر معامله جای خودش بنشیند.

فرق سرنخ با معامله

قبل از اینکه سراغ مرحله‌ها برویم، یک نکته را روشن کنیم چون خیلی‌ها این دو را قاطی می‌کنند.

سرنخ کسی است که هنوز معلوم نیست واقعا مشتری می‌شود یا نه. یک نفر که فرم پر کرده، یا شماره‌اش از یک نمایشگاه به دستتان رسیده، یا در دایرکت پیام داده. سرنخ خام است و هنوز ارزش‌گذاری نشده.

معامله وقتی شکل می‌گیرد که آن سرنخ به اندازه‌ای جدی شده که ارزش پیگیری دارد. یعنی شما تصمیم گرفته‌اید روی این فرصت وقت بگذارید، پیشنهاد بدهید و دنبالش کنید. معامله همان چیزی است که داخل قیف حرکت می‌کند و از مرحله‌ای به مرحله بعد می‌رود.

در سلیو این دو با هم مخلوط نمی‌شوند. سرنخ‌ها در بخش مدیریت سرنخ جمع می‌شوند و وقتی یکی‌شان جدی شد، تبدیل به معامله می‌شود و وارد پایپلاین می‌شود. این جدا بودن کمک می‌کند بالای قیف شلوغ نشود و فقط فرصت‌های واقعی پیگیری شوند.

مرحله‌های یک قیف فروش نمونه

هر کسب‌وکاری مرحله‌های خودش را دارد، ولی برای شروع یک قیف ساده و کاربردی معمولا پنج مرحله دارد. این یک نمونه است که می‌توانید برای کار خودتان کم و زیادش کنید.

سرنخ تازه

ورودی قیف. هر فرصت جدیدی که تازه وارد شده و هنوز با کسی صحبت نشده، اینجا می‌نشیند. این مرحله مثل سبد ورودی است. هدفتان این است که هیچ سرنخی بیش از یکی دو روز اینجا خاک نخورد.

تماس اول

با طرف تماس گرفته‌اید یا پیام داده‌اید و او جواب داده. حالا می‌دانید چه می‌خواهد، بودجه‌اش چقدر است و چقدر جدی است. خیلی از فرصت‌ها همین‌جا مشخص می‌شود که به درد نمی‌خورند و کنار گذاشته می‌شوند، که اتفاقا خوب است چون وقتتان آزاد می‌شود.

پیشنهاد

برایش پیش‌فاکتور یا پیشنهاد قیمت فرستاده‌اید. توپ در زمین مشتری است و او دارد فکر می‌کند. در سلیو می‌توانید پیش‌فاکتور را همین‌جا بسازید و بفرستید، بدون اینکه از نرم‌افزار خارج شوید.

مذاکره

مشتری پیشنهاد را دیده و حالا سر قیمت، شرایط پرداخت یا جزئیات صحبت می‌کنید. این مرحله حساس است و معمولا یکی دو پیگیری می‌خواهد. اینجا جایی است که فراموش کردن یک تماس می‌تواند کل معامله را خراب کند.

بسته‌شده

معامله یا برده شده (مشتری خرید) یا باخته شده (منصرف شد). هر دو حالت مهم است. حتی معامله‌های باخته به شما می‌گویند کجای کارتان لنگ می‌زند و چه چیزی را باید بهتر کنید.

نکته مهم این است که مرحله‌ها باید با واقعیت کار شما جور باشند. اگر کلینیک دارید، شاید مرحله «رزرو نوبت مشاوره» جای «پیشنهاد» را بگیرد. اگر آژانس تبلیغاتی هستید، شاید «ارائه طرح» یک مرحله جدا باشد. مرحله‌ها را از روی کار واقعی خودتان بچینید، نه از روی یک الگوی آماده.

چرا دید کانبان به تیم کوچک کمک می‌کند

تا اینجا از مرحله‌ها حرف زدیم. حالا باید ببینیم این مرحله‌ها را کجا نگاه کنیم. برای یک تیم کوچک، نمای کانبان جواب می‌دهد.

کانبان یعنی همان تخته‌ای که هر مرحله یک ستون است و هر معامله یک کارت. کارت‌ها را با کشیدن و رها کردن از یک ستون به ستون بعد می‌برید. وقتی به این تخته نگاه می‌کنید، در چند ثانیه کل وضعیت فروشتان را می‌بینید: چند تا سرنخ تازه دارید، چند معامله در مذاکره گیر کرده، این ماه چند تا بسته شده.

این دید بصری برای یک تیم کوچک چند فایده روشن دارد:

• هیچ چیز از قلم نمی‌افتد. وقتی هر معامله یک کارت دیدنی است، یادتان نمی‌رود. کارتی که سه هفته در یک ستون مانده، خودش داد می‌زند که یک کاری با او بکنید.
• اولویت روشن می‌شود. نگاه می‌کنید و می‌فهمید کدام معامله نزدیک بستن است و باید همین امروز پیگیری شود.
• کل تیم یک تصویر می‌بیند. لازم نیست بپرسید فلان مشتری به کجا رسید. کافی است به تخته نگاه کنید. این مخصوصا وقتی دو سه نفر روی فروش کار می‌کنید، خیلی وقت آزاد می‌کند.
• گلوگاه را پیدا می‌کنید. اگر دیدید معامله‌ها همیشه در مرحله «پیشنهاد» تلنبار می‌شوند، می‌فهمید مشکل از پیشنهادهای شماست و می‌توانید درستش کنید.

پایپلاین کانبان سلیو دقیقا برای همین ساخته شده. ستون‌ها را خودتان تعریف می‌کنید، کارت‌ها را می‌کشید و رها می‌کنید، و روی هر معامله می‌توانید یادداشت، فعالیت و کار (task) ثبت کنید تا قدم بعدی هیچ‌وقت گم نشود.

چطور قیف فروش را در عمل راه بیندازیم

دانستن تئوری کافی نیست. بیایید ببینیم برای راه‌اندازی یک قیف کاربردی، عملا چه قدم‌هایی لازم است.

اول، مرحله‌های خودتان را روی کاغذ بنویسید. فکر کنید یک مشتری معمولی از اولین تماس تا خرید چه مسیری طی می‌کند. سعی کنید بین ۴ تا ۶ مرحله نگه دارید. مرحله‌های زیاد، تخته را شلوغ و کار را سخت می‌کند.

دوم، یک قانون ساده بگذارید: هر معامله‌ای که وارد می‌شود، باید یک «قدم بعدی» و یک «تاریخ» داشته باشد. مثلا «جمعه با او تماس بگیر». بدون این قانون، معامله‌ها سر جایشان یخ می‌زنند.

سوم، عادت کنید روزی یک بار به تخته نگاه کنید. صبح که می‌نشینید، یک نگاه به پایپلاین بیندازید و ببینید امروز کدام کارت‌ها پیگیری دارند. همین یک عادت کوچک، فرق بین یک تیم منظم و یک تیم آشفته است.

چهارم، معامله‌های باخته را پاک نکنید، فقط ببندید. بعد از چند ماه می‌توانید برگردید و ببینید بیشتر کجا معامله‌ها را می‌بازید. این داده طلاست.

برای یک تیم کوچک، همه این کارها باید سبک و سریع باشد. اگر ثبت یک معامله ده دقیقه طول بکشد، هیچ‌کس انجامش نمی‌دهد. به همین خاطر سلیو را طوری ساخته‌ایم که ثبت و جابه‌جایی معامله چند ثانیه بیشتر طول نکشد و ورود با OTP باشد تا درگیر رمز و کاربری نشوید.

از کجا شروع کنیم

اگر تا حالا فروشتان را در ذهن و واتساپ نگه می‌داشتید، خبر خوب این است که برای شروع نیازی به هزینه ندارید. می‌توانید با پلن رایگان سلیو همین امروز یک پایپلاین بسازید، چند معامله را داخلش بریزید و دید کانبان را امتحان کنید. اگر تیمتان بزرگ‌تر شد یا به امکانات بیشتری احتیاج پیدا کردید، پرداخت ریالی و از طریق زرین‌پال است، بدون دردسر تحریم.

نکته‌ای که زیاد می‌بینیم: تیم‌ها فکر می‌کنند برای یک کسب‌وکار کوچک، قیف فروش زیادی است. ولی واقعیت برعکس است. هرچه تیم کوچک‌تر باشد، هر معامله از دست رفته بیشتر به چشم می‌آید. یک تیم سه نفره با ده معامله در ماه، اگر دو تای آن را به خاطر بی‌نظمی ببازد، یعنی بیست درصد فروشش را باخته. قیف فروش دقیقا همین بیست درصد را نجات می‌دهد.

سوال‌های پرتکرار

قیف فروش و پایپلاین فرق دارند؟

در عمل به یک چیز اشاره می‌کنند. «قیف فروش» بیشتر به شکل کلی مسیر و کم شدن تعداد در هر مرحله نگاه می‌کند و «پایپلاین» معمولا به همان مسیر از نگاه عملیاتی و مرحله‌به‌مرحله گفته می‌شود. وقتی در سلیو معامله‌ها را در ستون‌ها جابه‌جا می‌کنید، عملا دارید پایپلاین خودتان را مدیریت می‌کنید.

برای یک تیم دو سه نفره هم قیف فروش لازم است؟

بله و شاید بیشتر از تیم بزرگ. تیم کوچک معامله کمتری دارد، پس از دست دادن هر کدام ضربه بزرگ‌تری است. یک پایپلاین ساده با چهار پنج مرحله باعث می‌شود هیچ فرصتی فراموش نشود و دقیقا بدانید روی کدام معامله باید وقت بگذارید.

چند مرحله برای قیف خوب است؟

برای اکثر تیم‌های کوچک بین ۴ تا ۶ مرحله مناسب است. کمتر از این، تصویر دقیقی به شما نمی‌دهد و بیشتر از این، کار را شلوغ و وقت‌گیر می‌کند. از یک نمونه ساده شروع کنید و فقط وقتی واقعا لازم شد مرحله اضافه کنید.

سرنخ‌ها را هم باید داخل پایپلاین بگذارم؟

بهتر است سرنخ‌های خام را جدا نگه دارید و فقط وقتی یک سرنخ جدی شد، به معامله تبدیلش کنید و وارد پایپلاین کنید. این کار باعث می‌شود تخته‌تان شلوغ نشود و فقط فرصت‌های واقعی جلوی چشمتان باشند. سلیو همین جداسازی را به شکل توکار انجام می‌دهد.

پایپلاین فروشتان را از همین حالا روشن کنید و ببینید دیگر هیچ معامله‌ای از دستتان در نمی‌رود. پایپلاین خود را بسازید و کار را ساده شروع کنید.